Home » Trends en onderzoek » Onderzoek een pdf op toegankelijkheid

Onderzoek een pdf op toegankelijkheid

Pdf-bestanden bezorgen gemeentelijke webprofessionals heel wat hoofdbrekens. Helemaal van de website verbannen lijkt onmogelijk. Kunnen jouw collega’s zelf controleren of een pdf op de website mag?

Veel gemeenten werken aan een pdf-checklist zodat het voor collega’s makkelijker wordt om een pdf zelf te controleren. We kunnen niet van ze verwachten dat ze de WCAG-criteria begrijpen. Maar er zijn helaas ook collega’s die nog nooit hebben gehoord van kopstijlen. Dan verloopt het gesprek wel moeizaam… In dit artikel staan een paar punten die je wellicht in je pdf-checklist kunt uitwerken.

Aan welke eisen moet een pdf-bestand voldoen?

In de internationale Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) staan alle eisen en criteria waaraan de overheid op alle online kanalen moet voldoen. Dit noemen we digitale toegankelijkheid, omdat de eisen bedoeld zijn om alle drempels voor mensen met een handicap te verlagen. Een deel van de richtlijnen is van toepassing op pdf-bestanden. Het gaat om vaktechnische eisen, die niet voor iedereen duidelijk zijn. Hieronder leggen we de belangrijkste informatie in begrijpelijke taal uit.

Hoe weet je of een pdf-bestand toegankelijk is?

Helaas is er geen ‘tool’ waarmee je 100% zeker weet of een bestand voldoet aan de eisen. Er is altijd een menselijke beoordeling nodig. Jij kunt helpen om pdf-bestanden toegankelijk te maken door stil te staan bij:

  • voor wie je het bestand toegankelijk maakt;
  • waar je op moet letten bij het maken;
  • welke kenmerken een toegankelijk pdf-bestand heeft.

Voor wie maken we pdf’s toegankelijk?

In feite voor iedereen. Toegankelijke pdf’s zijn namelijk duidelijker en prettiger om te lezen. Dit komt doordat de maker beter heeft nagedacht over hoe de lezer de informatie eenvoudig kan verwerken.

Maar voor sommige doelgroepen is toegankelijkheid onmisbaar, omdat ze anders de informatie niet kunnen lezen. Het meest herkenbare voorbeeld is blinden, slechtzienden, analfabeten en laaggeletterden: zij gebruiken vaak voorleessoftware. Die software werkt alleen als het bestand aan de eisen voldoet. Zo zijn er meer mensen met een handicap die afhankelijk zijn van digitale toegankelijkheid.

Waar let je op bij het maken van een bestand?

Al bij het opstellen van de tekst let je op een aantal punten. Een paar voorbeelden:

  • Tekst is échte tekst en geen plaatje (zoals een scan).
    Doel: de software kan het voorlezen.
  • De tekstopbouw is logisch met koppen in een opvolgende kopstijl (Kop1, Kop2, Kop3).
    Doel: de software kan eenvoudig door het document navigeren.
  • Informatieve afbeeldingen hebben een ‘ingebakken’ beschrijving (alt-tekst).
    Doel: de lezer krijgt informatie voorgelezen over wat er op de afbeelding te zien is.
  • De tekst is in begrijpelijke taal (B1).
    Doel: ook mensen met een laag taalniveau begrijpen de inhoud.
  • De opmaak verstoort de inhoud niet (zorg voor voldoende contrast, vermijd creatieve opmaak).
    Doel: mensen met oogafwijkingen nemen de informatie ook goed waar.

(N.B. Er zijn nog meer eisen en criteria)

Kenmerken van een toegankelijke pdf

Onderstaande kenmerken kun je meestal zelf controleren.

  • Er moet een codelaag in het bestand staan.
    Dat zegt nog niet of de codelaag ook goed bruikbaar is voor leeshulpmiddelen. Maar als de laag er niet is, is het bestand meestal niet toegankelijk. Controleer dit via Adobe Reader in de eigenschappen van het document onder Beschrijving. Onderaan staat of de pdf gecodeerd is.
  • De titel van het bestand moet beschrijvend zijn.
    Een pdf moet een beschrijvende bestandsnaam hebben. Maar een pdf-document moet daarnaast óók een beschrijvende “titel” hebben en dat is niet hetzelfde. De titel kun je controleren in Adobe Reader in de eigenschappen helemaal bovenaan. Afhankelijk van hoe je de pdf maakt, kun je de titel instellen tijdens het maken óf in Word intypen bij de bestandseigenschappen.
  • Alle tekst moet voorgelezen kunnen worden.
    In Adobe Reader zit een functie om de tekst te laten voorlezen (Ctrl+Shift+B of onder Beeld). Niet elke computer ondersteunt dit. Je zou ook een (gratis) screenreader kunnen installeren, zoals NVDA. De pdf is alleen toegankelijk als alle tekst helemaal en in de juiste volgorde wordt voorgelezen.
  • In de tekst moeten bladwijzers staan.
    Bladwijzers helpen de lezer om snel door de tekst te navigeren. De applicatie herkent de koppen en subkoppen en maakt daar automatisch een lijst van, die de software kan voorlezen. In Adobe Reader krijg je de lijst te zien door in de linker zijbalk op het icoon voor Bladwijzers te klikken. Dit ziet er uit als een vaantje. Zie je bij een lange tekst geen koppen? Dan is het bestand niet toegankelijk.
  • Tussen voorgrondkleur en achtergrondkleur moet ruim contrast zijn.
    Te weinig contrast maakt de tekst voor sommige mensen lastig leesbaar. Het contrast zelf controleren is een lastig klusje. Je kunt wel gebruik maken van tools, zoals Colour Contrast Analyser. Bij de meeste gemeenten kun je echter niet zomaar applicaties downloaden en installeren, dus daar moet je creatief (of overtuigend) in zijn. Je kunt ervan uitgaan dat zwarte tekst op een witte achtergrond altijd goed is. Zorg in ieder geval voor hoog contrast en houd rekening met mensen die kleurenblind zijn.

(N.B. Er zijn nog meer kenmerken)

Meer informatie

Op de website van The Internet Academy staat een e-book over “Toegankelijke pdf’s maken met Word”.

Alle informatie van en voor de overheid staat op de website Digitoegankelijk.

Op Digitoegankelijk staat ook een eenvoudige uitleg van de eisen die voor pdf’s gelden.

Van de laatste versie van de WCAG-eisen (2.1) is nog geen Nederlandse vertaling.
Wel van de vorige versie: WCAG 2.0 in het Nederlands.

De hierboven beschreven kenmerken zijn een samenvatting van het uitgebreide stappenplan op de website Documenten & Toegankelijkheid. Met dank aan Iacobien Riezebosch, specialist op het gebied van digitale toegankelijkheid.

Heb jij al een checklist?

Laat het ons weten! Veel gemeenten hebben er behoefte aan.

Deel deze pagina

1 reactie op “Onderzoek een pdf op toegankelijkheid”

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *